Our group, in collaboration with the program area digitalization NTNU+NAV+HMN was well represented at this year’s NEON conference (network for organizational research in Norway) in Tromsø in November with two presentations of ongoing research with Nav. This conference brings together organizational researchers and practitioners from all over Norway to share knowledge and experiences relating to organization, management, innovation, and societal challenges. This year’s theme was Building Bridges Between Theory and Practice—possible, wishful, and useful?
PhD student Morteza Moalagh at the Department of Computer Science, NTNU, presented in the session Nurturing Trust through Institutional Design, Leadership Practices, and Systems Transformation. In his presentation, Boundary Spanners in Large-Scale Agile Information Systems Development: Roles, Skills, and Challenges, he presented preliminary findings from research of the development teams and internal users in Nav. This research focuses on the role of boundary spanners—individuals who provide an important link to external organizations and networks for information sharing and collaboration.
Postdoctoral candidate Tangni Dahl-Jørgensen presented at the track Co-Research and Applied Research led by Ingjerd Thon Hagaseth, acting manager for program area organization and learning. Tangni’s presentation highlighted how strategic research agreements and collaborations, like the one between NTNU and Nav, at times clash with the realities and trends in digital transformation, leading to potential challenges for organizational leadership and external researchers from higher education institutions alike. For example, traditional dissemination practices in academia do not adequately align with fast-paced digital transformation, leading to research lagging behind organizational changes and thereby threatening the relevance of the research done.
The NEON conference also provided the opportunity for us to discuss research efforts across different Norwegian universities and possibilities of further collaboration in order to bridge the gap between research and organizational changes.
How to cite
- Moalagh, M., Dahl-Jørgensen, T. C., & Farshchian, B. A. (2024, November 20). Boundary Spanners in Large-Scale Agile Information Systems Development: Roles, Skills, and Challenges [Neon presentation]. Nettverk for organisasjonsforsking i Noreg, Tromsø. https://virtual.oxfordabstracts.com/event/73507/submission/99
- Abstract: The growing trend toward automation and digitalization in business, coupled with the need for organizational flexibility, has led organizations to adopt agile approaches for Information System Development. Agile methods promote effective collaboration, coordination, and communication between ISD teams and users, improve efficiency, and reduce resource wastage. While agile frameworks like Scrum and XP have proven successful in small teams, large organizations face challenges when scaling these approaches. In response, frameworks like SAFe, LeSS, and Nexus have been developed to support large-scale agile ISD, but many organizations struggle to adopt them effectively. Consequently, organizations often modify or create their frameworks to address the unique challenges of large-scale agile ISD, particularly in establishing effective collaboration, coordination, and communication among diverse stakeholders. In large-scale agile ISD, several development teams employ boundary spanners, such as product owners, product leaders, or similar roles, to coordinate and collaborate. These roles are crucial in narrowing the gap since various stakeholders have different goals. However, the problem is that the literature on large-scale agile ISD practices is limited, with existing studies often lacking detailed descriptions and focusing predominantly on the development side rather than considering user perspectives. Therefore, there is a recognized need for comprehensive studies that address boundary spanners in both the development and user side of organizations and their challenges for collaboration, coordination, and communication for large-scale agile ISD. So, in this paper, we take a critical view by asking this research question: What are the roles, skills, and challenges of boundary spanners between the development and user sides in the large-scale agile ISD? We used a case study research strategy to answer this question by collecting data from different sources, such as semi-structured interviews, observations, and document analysis. Our case study is the Norwegian Labour and Welfare Administration, abbreviated as NAV. In 2016, NAV underwent a significant transformation in digitalization under new management, shifting from outsourcing to insourcing and adopting agile methodologies. With over 800 individuals organized into 80 teams across 10 areas, the company focuses on delivering digital solutions for various welfare services tailored to Norwegian citizens’ needs. For this research, we collected data from development teams and internal users in Norwegian counties (Fylke). Using practice theory and boundary spanning theory as theoretical lenses, We have found a list of roles and responsibilities of boundary spanners on the user side, like case handlers contacts or implementation coordinators, and how these spanners collaborate, coordinate, and communicate with development teams. We have also found some of the main challenges of boundary spanners, such as failure to notify boundary spanners in time about the latest changes applied to the system and lack of common language between boundary spanners on both sides to describe requirements and test the system’s functionalities.
- Dahl-Jørgensen, T. C., & Farshchian, B. A. (2024, November 21). University and Public Sector Research Collaboration (UniPubTrue) – forskning om det å forske på og med offentlig sektor [Neon presentation]. Nettverk for organisasjonsforsking i Noreg, Tromsø. https://virtual.oxfordabstracts.com/event/73507/submission/127
- Abstract: See below.
I lys av store samfunnsendringer, som økt digitalisering av velferdssektoren, er det stadig større etterspørsel etter praksisnær forskning (NOU 2023:4). Strategidokumenter og forskningsmiddelutlysninger oppfordrer til tverrfaglig samarbeid for å løse samfunnsproblemer, og det offentlige forventes å være aktiv part i forskningen (Kommunal-og moderniseringsdepartementet, 2019; Forskningsrådet, 2024). I praksis byr dette ofte på problemer grunnet størrelsen av forskning- og utdanningsinstitusjoner og offentlige institusjonene samt konkurrerende mål og ønsker fra forskningssamarbeidene (Haugland, 2021; Støkken og Willumsen, 2017).
En tiltenkt måte å adressere problemer relatert til forskning på sammensatte problemstillinger i norsk offentlig sektor er gjennom formaliserte, strategiske samarbeidsavtaler (Torfing, 2016). Etableringen av samarbeidsnettverk er ofte etablert på bakgrunn av kompleksiteten av problemene som forsøkes løses da det er en forståelse av at de ikke kan løses i eksisterende siloer (Osborne og Brown 2013; Haugland, 2021). Slike samarbeidsavtaler sikter å bedre kvaliteten og relevansen av forskningen og sikre gjensidige forpliktelser til kunnskapsbygging ut over enkelt studier (NAV, 2019). Derimot kan samarbeidsavtaler føre med seg nye problemstillinger relatert til ressursbruk, administrering, kommunikasjon, formidling, forventinger og målsettinger til forskningen. UniPubTrue har som mål å undersøke disse problemstillingene og foreslå løsninger for å forbedre samarbeid mellom universiteter og offentlig sektor.
I 2018 ble det etablert en strategisk samarbeidsavtale mellom NAV og Norges Teknisk-Naturvitenskaplige Universitet (NTNU). Denne ble utvidet året etter for å inkludere Helse Midt-Norge. Målet for samarbeidet er å sammen etablere en langsiktig strategi for forskning, samt øke forskningens relevans for NAV og helsetjenestene og kunnskapsgrunnlaget til NAV og Helse Midt-Norge sentrert rundt fire programområder: arbeid og helse, organisasjon og læring, velferdsteknologi og digitalisering (https://www.ntnu.no/nav-samarbeid).
I prosjektet UniPubTrue har vi som mål undersøke flere empiriske case hvor NTNU har forskningssamarbeid innen digitalisering med offentlige organisasjoner.
Forskningsspørsmålene våre er:
Hvordan opplever ansatte i de involverte organisasjoner samarbeidet?
Hvilke samarbeidsformer oppleves å fungere og ikke fungere?
Hvilke resultater produseres, og hva er videre gevinsten for de involverte?For å svare på disse forskningsspørsmålene, intervjues ansatte involvert i forskningsarbeid på digitalisering ved NAV, Helse Midt-Norge, og i Trondheim kommune (Universitetskommunesamarbeid). Målet med forskningen er å få et overordnet perspektiv på suksesskriterier, forbedringsområder, og mulighetsrom ved praksisorientert forskningssamarbeid rundt tema digitalisering.
Referanser
Arbeids- og velferdsetaten NAV. (2019). Samarbeidsavtaler med universitet og høyskoler. Publisert 29.11.2019 https://www.nav.no/no/nav-og-samfunn/kunnskap/fou-midler/samarbeid-med-universitet-og-hoyskoler
Forskningsrådet (2024) Forskning og innovasjon for å styrke bærekraften i kommunale helse- og omsorgstjenester. Publisert 01.03.2024. https://www.forskningsradet.no/utlysninger/2024/forskning-og-innovasjon-for-mer-sammenhengende-og-effektive-kommunale-helse–og-omsorgstjenester/
Haugland, I. (2021). Samarbeid om innovasjon: I kontaktflaten mellom kommuner og forskning. Masteroppgave ved Teknologi, Innovasjon og Kunnskap. Universitetet i Oslo.
Norges teknisk-naturfaglige universitet. (u.å.) Samarbeid mellom NAV, Helse Midt-Norge og NTNU. https://www.ntnu.no/nav-samarbeid
NOU 2023:4 (2023) Tid for handling. Personellet i en bærekraftig helse- og omsorgstjeneste. Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon.
Osborne, S.P., og Brown, L. (2011). «Innovation, Public Policy and Public Services Delivery in the UK: The Word That Would Be King?» Public administration. London, 89(4): 1335–50.
Støkken, A. M., og Willumsen, E. (red.) (2017). Brukerstemmer, praksisforskning og innovasjon. Portal forlag.
Torfing, J. (2016). Collaborative innovation in the public sector. Washington: Georgetown University pres